Kalian pasti tidak pernah menyangka bahwa ternyata dunia bisa benar-benar lumpuh yang disebabkan oleh munculnya virus yang baru akhir-akhir ini ditemukan vaksinnya. Meski vaksin sudah ada, namun bukan berarti virus Covid-19 ini dapat kita sepelekan begitu saja. Itulah sebabnya, pemerintah pusat maupun pemerintah daerah hingga saat ini masih menerapkan dengan sangat ketat aturan protocol kesehatan bahkan masih ada aturan mengenai PSBB yang terus diperpanjang. Kerugian tentu tidak hanya sebatas rasa bahagia untuk pergi keluar rumah tanpa masker dan maksimal jam kunjung, namun kerugian terbesar tentu ada di masalah ekonomi. Luluh lantahnya perekonomian menyebabkan banyak perusahaan benar-benar drop.
Hal ini dikarenakan semua perusahaan tidak bisa melakukan kegiatan perusahaan di kantor. Pertemuan dan meeting juga tidak dapat dilakukan secara offline sehingga seluruh kegiatan dipindahkan secara virtual. Dokumen-dokumen penting yang ada di kantor juga banyak yang menghambat aktifitas perusahaan. Mengatasi hal ini, solusi yang tepat untuk diimplementasikan saat ini adalah penggunaan document management system untuk penyimpanan dokumen. Dengan melakukan penyimpanan dokumen disini, maka jika sewaktu-waktu anda membutuhkan suatu dokumen pekerjaan anda dan rekan anda bisa langsung mengaksesnya meskipun dilakukan dimana saja. Yuk, simak ulasan tentang document management system berikut ini!
Document Management System
Sudahkah anda mengenal istilah manajemen dokumen? Manajemen dokumen adalah sebuah pendekatan yang dilakukan untuk pengananan berbagai masalah data dan dokumen yang kompleks. Berbagai pengaturan tahapan dokumen dari mulai persiapan dokumennya, pengubahan ataupun pengeditan dokumen, pembuatan format, melakukan penyusunan, pencetakan hingga pendistribusian dokumen serta penyimpanannya. Adapun pengertian dari document management system ialah sebuah penggunaan sistem dalam pengelolaan dokumen dimana sistem yang dimaksud ialah sistem computer serta berupa aplikasi penyimpanan dan pelacakan untuk dokumen elektronik.
Adanya manajemen dokumen tak terlepas dari tujuan keberadaannya. Tujuan mnanajemen dokumen adalah mengenai penyampaian nilai yang berkaitan dengan suatu informasi tertentu. Adapun manfaat dari document management system adalah sebagai sebuah pengelolaan konten dimana bentuknya adalah sebuah dokumen digital. Dokumen tersebut sebisa mungkin disampaikan dari pembuat hingga ke pengguna secara benar-benar tepat. Prosesnya pun harus memenuhi berbagai aturan serta kebijakan-kebijakan yang berlaku saat itu juga. Contoh kebijakan serta aturan yang harus dipenuhi adalah mengenai proses bisnis yang harus dijalankan melalui workflow, persetuan, keamanan serta pengawasan terhadap adanya perubahan yang ada di dalam sistem. Hal ini tentu akan tersentralisasi melalui adanya arsitektur sistem yang sudah terintegrasi tersebut. Hasilnya tentu berupa sebuah sistem yang efektif serta efisien dalam pengelolaan informasi yang bentuknya berupa konten digital. Hal ini juga akan sangat berperan untuk meningkatkan kinerja dari sebuah organisasi atau perusahaan tersebut.
Fasilitas DMS
DMS memiliki beberapa fasilitas pokok sebagai berikut:
Storage
Fungsi dari DMS yang pertama ialah sebuah storage yang cukup banyak. Fasilitas penyimpanannya sangat terpusat dan teknologi yang digunakan ialah berupa database, ataupun teknologi penyimpanan lainnya yang bersifat digital.
Check In/Check Out
Sudah dijelaskan sebelumnya bahwa pada DMS melakukan pengelolaan dokumen secara terpusat. Hal ini untuk mengatasi kebingungan yang dihadapi oleh pengguna dokumen lainnya karena di sebuah perusahaan bukan tidak mungkin bahwa suatu dokumen dapat digunakan oleh beberapa anggota. Sehingga dengan menggunakan ini, dokumen dapat langsung di akses oleh seluruh anggota perusahaan yang penting memiliki perangkat seperti laptop, HP ataupun computer yang terdapat koneksi internet yang baik. Selain itu, hal ini akan memudahkan pengguna yang akan melakukan pengeditan dokumen. Fitur che-ck in ini dapat digunakan untuk melakukan pengunggahan dokumen yang telah di edit ke repository lagi serta melakukan penyimpanan setelah adanya perubahan. Sedangkan untuk fitur check out, adalah sebuah fitur yang berperan untuk pengunduhan dokumen dari repository. Dengan adanya fitur check in dan check out ini dapat meminimalisir konflik yang timbul akibat perubahan dokumen yang dilakukan langsung oleh beberapa pengguna sekaligus.
Version Control
Fasilitas yang ada di DMS berikutnya ialah version control dimana berfungsi untuk melakukan penyimpanan dari berbagai versi dokumen mulai dari dokumen awal hingga dokumen-dokumen berikutnya setiap kali terjadi sebuah modifikasi, editing ataupun perubahan. Anda tidak perlu bingung lagi jika ingin melakukan akses ke dokumen anda dengan versi yang lama karena di DMS, dokumen versi lama anda masih tersimpan dengan rapi. Dengan fungsi ini, pengguna dapat melakukan pengaksesan dokumen baik yang baru hingga dokumen dengan versi yang sangat lama sekalipun. Anda bisa melakukan checkout dokumen hanya dengan mencantumkan nomor tertentu.
Locking
Seperti nama fiturnya yaitu locking yang berarti penguncian. Dengan adanya fitur ini, anda dapat melakukan penguncian ke dokumen anda. Hal ini berfungsi agar dokumen yang anda kunci tersebut tidak bisa dilakukan perubahan, penambahan ataupun penghapusan oleh pengguna lain.
Rollback/Revert
Anda pasti sering kebingungan bukan untuk membatalkan sebuah perubahan di dokumen anda? Dengan adanya rollback atau rever di DMS ini maka anda tidak perlu lagi bingung untuk membatalkan perubahan yang terjadi di dokumen anda.
Audit Trail
Fasilitas selanjutnya yang ada di DMS adalah audit trail yang merupakan sebuah proses pelacakan atau tracking dari informasi ataupun sejarah pembuatan serta pengubahan yang terjadi pada suatu dokumen. Anda bisa melakukan pencatatan informasi penting seperti nama pengguna, tanggal serta deskripsi untuk setiap tipe perubahan seperti create, edit dan delete.
Metadata
Anda sudah mengenal metadata bukan? Ya, metadata adalah gambaran dari suatu informasi, produk, jural, artikel dan lain sebagainya yang memberikan sebuah rangkuman yang cukup jelas. Metadata yang ada di DMS ini memiliki tujuan tertentu yaitu untuk memberikan deskripsi dari sebuah dokumen. Adapun contoh-contoh dari isi metadata untuk suatu dokumen adalah seperti id pembuat dan pengguna yang menyimpan, tanggal penyimpanannya serta bisa juga ditambahkan berbagai kata-kata kunci yang menggambarkan dari sebuah dokumen. Dengan adanya metadata ini akan mempemudah anda untuk melakukan pencarian dokumen.
Security
Fitur selanjutnya dapat dikatakan sebagai sebuah fitur yang keamanan. Karena melalui fitur ini, pembuat dapat menerapkan aktifitas keamanan di setiap dokumennya sehingga hanya dapat di akses oleh pihak-pihak tertentu. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir terjadinya pengaksesan dokumen yang dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Indexing
Fasilitas indexing ini merupakan sebuah proses untuk melakukan pembuatan daftar lookup atau index terhadap adanya kunci tertentu yang terdapat di metadata dari sebuah dokumen. Selain itu ini juga berlaku pada kunci yang terdapat di isi dari sebuah dokumen.
Workflow
Fitur fasilitas yang terakhir ialah workflow. Workflow ini merupakan sebuah alur dari proses kerja yang bisa berlaku dalam suatu organisasi tertentu. Contohnya adalah proses pembuatan dokumen, revisi hingga publikasi dengan jalur tertentu seperti review yang dilakukan oleh individu tertentu untuk persetujuan ataupun proses yang otomatis terjadi terhadap suatu aplikasi tertentu.
Itulah berbagai informasi terkait fasilitas-fasilitas yang bisa anda dapatkan ketika menggunakan document management system atau DMS. Bagi anda yang ingin melakukan pengelolaan dokumen secara digital seperti DMS, maka anda bisa menghubungi Indonesian Cloud. Kami menyediakan berbagai penawaran untuk dijadikan sebuah solusi dari permasalahan yang ada di perusahaan anda terkait hal-hal yang berbau digital.