Apakah anda sedang mencari contoh surat penawaran untuk referensi atau acuan dalam membuat surat penawaran? Tepat sekali bila anda membuka artikel ini karena dalam artikel ini kami akan membahas mengenai cara membuat surat penawaran beserta contoh surat penawaran yang dapat anda jadikan acuan atau referensi dalam membuat surat penawaran untuk perusahaan anda.
Surat penawaran adalah surat yang gunanya untuk perantara dalam mengajak kerja sama dengan pihak lain. Surat ini ditulis saat mendapatkan permintaan penawaran dari seorang pelanggan. Umumnya, isi contoh surat penawaran ini terdiri dari penjelasan mengenai barang yang sedang ditawarkan beserta rincian harganya.
Kegunaan lain dari contoh surat penawaran ini adalah sebagai bentuk penawaran kerja sama, surat ini juga memiliki kegunaan penting lainnya. Misalnya untuk meningkatkan marketing, bisa juga sebagai medium promosi, bahkan contoh surat penawaran ini juga bisa digunakan untuk menambah pelebaran jaringan bisnis.
Maka dari itu dalam membuat surat penawaran banyak hal yang perlu diperhatikan agar tidak salah, karena itu mempengaruhi pihak yang kita ajak kerjasama. Jika surat yang kita kirim tidak sesuai, pihak yang akan kita ajak kerjasama akan berpikir lagi apakah menerima ajakan kerjasama atau tidak.
Dalam membuat surat penawaran, ada beberapa hal yang harus di perhatikan dan ditulis dalam surat penawaran.
Berikut rinciannya.
1. Kop Surat
Di dalam surat harus ada kop surat mengenai informasi perusahaan yang mengirimkan surat penawaran.
Misalnya adalah;
Nama perusahaan
Alamat perusahaan
Kontak (telepon, e-mail)
2. Kepala Surat
Pada dasarnya, kepala surat penawaran mirip dengan surat lainnya yang berisi sebagai berikut ini:
Tanggal pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Perihal
Alamat tujuan surat
3. Kata Pembuka
Selanjutnya adalah kata pembuka, ini berupa alenia pertama dalam surat yang berisi tentang alasan anda mengirimkan surat penawaran.
4. Isi Surat
Pada bagian isi surat, anda bisa mencantumkan informasi mengenai spesifikasi produk serta harga produk yang anda tawarkan kepada calon pelanggan.
5. Penutup Surat
Yang terakhir adalah penutup surat, pada bagian ini biaanya berisi ajakan dan permohonan agar calon pelanggan mau untuk diajak bekerjasama.
Untuk lebih detailnya lagi kami sertakan penjelasan yang lebih detail mengenai isi surat penawaran barang sebagai berikut ;
Komponen Dalam Surat Penawaran Barang atau Jasa
Surat penawaran barang ini merupakan alat atau perantara yang resmi untuk bisa mengajak kerjasama atau menawarkan produk untuk menambah perluasan pemasaran. Dalam mengirimkan surat ini tidak bisa semua perusahaan anda kirimkan, tetapi kirimkan surat penawaran ini kepada perusahaan yang sekiranya sedang atau akan membutuhkan produk yang anda jual. Biasanya perusahaan melakukan survey dulu agar bisa menentukan target yang relistis dalam penjualan.
berikut beberapa aspek atau hal penting yang perlu diperhatikan dalam surat penawaran barang;
1. Profil perusahaan yang menawarkan barang
Mencantumkan profil perusahaan merupakan hal yang penting karena ini sebagai perkenalan perusahaan yang menawarkan barang kepada perusahaan yang akan menerima surat penawaran. Isi dari profil perusahaan itu dapat berupa nama perusahaan, alamat perusahaan, dan bidang yang dijalankan. Dengan informasi ini, diharapkan penerima surat bisa tau tentang apa saja yang akan ditawarkan dan seperti apa perusahaannya.
2. Produk atau kerjasama yang ditawarkan kepada calon pelanggan
Jadi, di surat ini juga berisi tentang informasi barang dan jenis barang yang akan ditawarkan kepada calon pelanggan. Kemudian juga cantumkan mengenai harga dari produk yang anda tawarkan serta jumlah produk atau stok yang tersedia agar calon pelanggan dapat mengestimasikan berapa jumlah yang akan dibeli.
3. Harga promo (jika sedang promo)
Dalam melakukan penawaran produk dengan surat kepada perusahaan atau pihak lain yang kemungkinan akan menjadi pelanggan alangkah lebih bagus bila di berikan promo yang spesial. Dengan ini, pasti calon pelanggan akan lebih berminat untuk memborong produk yang anda tawarkan.
4. Metode pembayaran
Dalam surat penawaran barang ini, Anda pun perlu menyertakan informasi mengenai metode pembayaran yang diperbolehkan. Perlu diketahui, semakin beragam alternatif metode pembayaran, calon pembeli akan semakin tertarik karena mendapat banyak pilihan.
Kemudian didalam surat penawaran barang ini pula, anda juga sebaiknya mencantumkan keterangan mengenai motedo pembayaran yan bisa dilakukan. Jika anda ingin calon pelanggan lebih tertarik, anda bisa mencantumkan banyak alternatif pembayaran, karena semakin banyak pilihan calon pelanggan akan lebih tertarik dan mempermudah dalam pembayaran juga.
5. Lampiran detail produk
Agar lebih meyakinkan calon pelanggan untuk membeli produk anda, anda wajib melampirkan informasi detail produk bersamaan dengan surat ini, seperti brosur misalnya, karena ini merupakan salah satu strategi jitu agar pihak yang anda tawarkan mau memborong produk anda.
Berikut contoh surat penawaran barang yang bisa anda jadikan acuan;
PT XXX XX XX
Alamat : XX XX XX
Nama kota : XX XX XX
Tempat/tanggal suat dibuat : XX XX XX
Nomor Surat: XXX XX X
Hal : XXX XX
Lampiran : XXX X X
Kepada XXX XX XX
Manager PT XXX XX XX
Alamat XX XX XX
Dengan hormat,
Dengan surat ini, kami ingin memperkenalkan diri dari perusahaan PT XXX XX XX yang bergerak di bidang distributor perangkat elektronik.
Kami memperoleh informasi bahwa PT XXX XX XX merupakan perusahaan konstruksi yang sedang berkembang di wilayah XXX XX XX dan akan menambah beberapa kantor cabang di wilayah XXX XX XX.
Dengan informasi itu, kami ingin menawarkan produk kami yang berupa barang perangkat elektronik untuk mendukung operasional dan Kinerja karyawan di PT. XXX XX XX. Bersamaan dengan surat ini pula, kami melampirkan daftar produk perangkat elektronik beserta harganya untuk dipertimbangkan.
Bila perusahaan Anda membutuhkan produk dan layanan kami, mohon menghubungi di nomor telepon XXX XXX XXX X atau XXX XX XX XX XX. Kami dengan senang hati akan membantu menjelaskan produk-produk yang sesuai untuk keperluan Anda. Kami juga menyediakan layanan berupa pengantaran produk dengan biaya kirim gratis. Serta, kami juga menawarkan harga spesial jika perusahaan Anda melakukan pembelian dalam jumlah tertentu.
Kami berharap, kerjasama yang saling menguntungkan dapat terjalin antara dua perusahaan ini. Untuk informasi lebih lanjut, kami siap untuk menyampaikan presentasi yang lebih lengkap.
Demikian yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Anda, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT XXX XX XX
Nama
Jabatan
Demikianlah cara membuat dan beberapa komponen pada contoh surat penawaran barang dan contoh surat penawaran yang dapat kami sajikan untuk anda. Semoga apa yang telah kami bahas pada artikel kali ini mengenai contoh surat penawaran dapat bermanfaat dan dapat membantu anda dalam membuat surat penawaran untuk usaha anda agar makin berkembang. Terima kasih.
